Et godt regnskap er grunnmuren i et velfungerende veilag.
Uten oversikt på inntekter og utgifter blir det raskt misforståelser, uenighet – og i verste fall mistillit mellom medlemmene.
Heldigvis trenger du ikke avanserte programmer eller dyre regnskapsførere.
Med et enkelt Excel-ark kan selv et lite veilag føre et komplett og ryddig regnskap som tilfredsstiller kravene i både vedtekter og norsk lov.
Denne guiden viser deg trinn for trinn hvordan du setter opp, fører og oppdaterer regnskap for veilag i Excel – inkludert mal, kontoplan og praktiske eksempler.
Hvorfor regnskap er nødvendig
Selv om et veilag ikke er en bedrift, er det en økonomisk forening.
Det betyr at pengene skal forvaltes på vegne av flere eiere – og det må dokumenteres.
Et regnskap gir:
- Kontroll på innbetalinger og utgifter.
- Grunnlag for budsjett og fremtidige investeringer.
- Oversikt ved søknad om kommunal støtte.
- Trygghet for alle medlemmer.
💡 Mange konflikter i veilag handler om penger – og nesten alle kunne vært unngått med et ryddig regnskap.
Hva regnskapet skal inneholde
Et veilagsregnskap bør minimum vise:
- Inntekter (medlemsavgift, tilskudd, bompenger).
- Utgifter (vedlikehold, brøyting, forsikring).
- Saldo (hva som står igjen).
- Fond / oppsparing (til større prosjekter).
- Resultat (overskudd/underskudd).
Excel – det ideelle verktøyet
Du trenger bare:
- Microsoft Excel (eller Google Sheets, LibreOffice).
- Enkel grunnforståelse av formler.
- En fast struktur som alle i styret forstår.
Fordeler med Excel:
✅ Gratis / lav kostnad.
✅ Lett å dele i skyen.
✅ Full oversikt uten avanserte menyer.
✅ Fleksibelt – kan tilpasses ditt veilag.
Slik setter du opp regnearket
1. Opprett faner
Lag ett Excel-ark med følgende faner:
- Kontoplan – oversikt over alle kontotyper.
- Bilag – hver inntekt og utgift registreres her.
- Oppsummering – automatisk resultat og saldo.
- Årsregnskap – tall per år for historikk.
- Medlemsoversikt – innbetalinger fra hver deltaker.
2. Lag kontoplan
En kontoplan er en liste over kategorier for inntekter og kostnader.
Her er et forslag til veilag (tilpass egne behov):
| Kontonr | Kontonavn | Type |
|---|---|---|
| 1000 | Innbetaling fra medlemmer | Inntekt |
| 1010 | Bompenger | Inntekt |
| 1020 | Kommunal støtte | Inntekt |
| 2000 | Brøyting | Kostnad |
| 2010 | Grusing | Kostnad |
| 2020 | Grøfter og stikkrenner | Kostnad |
| 2030 | Reparasjoner og maskinleie | Kostnad |
| 2040 | Forsikring | Kostnad |
| 2050 | Strøm til bom / lys | Kostnad |
| 2060 | Regnskapsprogram / Excel-lisens | Kostnad |
| 2070 | Diverse / uforutsett | Kostnad |
| 3000 | Vedlikeholdsfond | Avsetning |
| 4000 | Saldo bankkonto | Balanse |
3. Bilagsregistrering
I fanen Bilag fører du én linje per transaksjon.
| Dato | Bilagsnr | Konto | Tekst | Beløp (kr) | Type | Betalt via | Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 15.01.2025 | 1 | 1000 | Medlemsinnbetaling Ola Hansen | 2 500 | Inntekt | Vipps | Betalt |
| 28.01.2025 | 2 | 2000 | Brøyting januar | 6 800 | Kostnad | Faktura | Entreprenør Hansen |
| 01.02.2025 | 3 | 2040 | Forsikring vei | 2 000 | Kostnad | Nettbank | Gjensidige |
| 10.02.2025 | 4 | 1000 | Medlemsinnbetaling Kari Lien | 2 500 | Inntekt | Vipps | Betalt |
💡 Bruk ett bilagsnummer per transaksjon. Det gjør revisjon enkelt.
4. Summer automatisk med formler
I Excel kan du summere inntekter og utgifter automatisk:
=SUMIF(F2:F100;"Inntekt";E2:E100)
Summerer alle beløp som er merket som “Inntekt”.
=SUMIF(F2:F100;"Kostnad";E2:E100)
Summerer alle kostnader.
Resultat:
=SUM(Inntekter)-SUM(Kostnader)
Saldo:
=ForrigeSaldo+Resultat
5. Årsrapport med oversikt
Opprett en egen tabell for året:
| År | Inntekter | Kostnader | Resultat | Fond | Bank |
|---|---|---|---|---|---|
| 2023 | 55 000 | 48 000 | 7 000 | 10 000 | 17 000 |
| 2024 | 60 000 | 52 000 | 8 000 | 15 000 | 23 000 |
| 2025 | 62 000 | 54 000 | 8 000 | 18 000 | 26 000 |
Dette gir full historikk over økonomien i veilaget.
Eksempel på årlig regnskap for lite veilag
| Post | Beløp (kr) |
|---|---|
| Inntekter | |
| Medlemsinnbetalinger (10 x 2 500 kr) | 25 000 |
| Kommunal støtte | 10 000 |
| Bompenger | 5 000 |
| Sum inntekter | 40 000 |
| Utgifter | |
| Brøyting | 15 000 |
| Grusing | 8 000 |
| Grøfter og rør | 4 000 |
| Forsikring | 2 000 |
| Strøm og utstyr | 1 000 |
| Diverse | 1 000 |
| Sum utgifter | 31 000 |
| Årets resultat | +9 000 |
| Overført til fond | 5 000 |
| Bankkonto per 31.12 | 22 000 |
Hvordan følge opp medlemsinnbetalinger
Lag egen fane “Medlemmer”:
| Navn | Adresse | Andel (%) | Årlig avgift | Betalt | Dato | Kommentar |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Ola Hansen | Åsveien 12 | 10 % | 2 500 | ✅ | 15.01.25 | Vipps |
| Kari Lien | Åsveien 14 | 10 % | 2 500 | ✅ | 20.01.25 | Bank |
| Per Moen | Åsveien 16 | 10 % | 2 500 | ❌ | – | Påminnelse sendt |
💡 Bruk betinget formatering for å farge kode “Betalt” i grønt og “Ubetalt” i rødt.
Årsoppgjør og revisjon
Ved årsslutt bør du:
- Summer alle bilag.
- Sjekk at saldo stemmer med bankutskrift.
- Lagre filen med navn “Regnskap_Veilag_2025.xlsx”.
- Skriv ut eller lag PDF av oppsummering og kontoplan.
- Gi revisjonsansvarlig tilgang.
Årsrapport (maltekst):
Årsrapport for Åsveien Veilag 2025
Veilaget har hatt 10 betalende medlemmer i 2025.
Totale inntekter: 40 000 kr.
Totale utgifter: 31 000 kr.
Resultat: +9 000 kr.Midlene overføres til vedlikeholdsfond.
Veilaget har gjennomført brøyting, grøfterens og utbedring av snuplass.
Regnskapet er ført i Excel og kontrollert av valgt revisor 20.01.2026.
Tips for trygg regnskapsføring
- Ta sikkerhetskopi minst to ganger i året.
- Bruk sky-lagring (Google Drive / OneDrive).
- Be to personer ha tilgang for transparens.
- Skriv dato for siste oppdatering i regnearket.
- Beskytt formler med passord (valgfritt).
Vanlige feil i veilagsregnskap
| Feil | Konsekvens | Løsning |
|---|---|---|
| Ufullstendige bilag | Manglende dokumentasjon | Legg alltid ved dato, tekst og beløp |
| Samme konto for alt | Vanskelig å analysere | Bruk kontoplan |
| Ikke oppdatert saldo | Feil årsresultat | Stem av hver måned |
| Ikke delt med styret | Manglende tillit | Del i sky og oppdater jevnlig |
| Uklare innbetalinger | Feilmedlem får kreditert betaling | Bruk bilagsnummer / navn i Vipps-tekst |
Digitale alternativer
Selv om Excel er nok for små lag, finnes gratisverktøy for større foreninger:
| Program | Fordeler | Ulemper |
|---|---|---|
| Fiken.no | Automatisk MVA og bilag | Kostnad fra 99 kr/mnd |
| Tripletex | Profesjonelt, revisjonsklart | Overkill for små lag |
| RegnskapsExcel.no (mal) | Ferdigmal, engangskjøp | Manuell oppdatering |
| Google Sheets | Gratis, samarbeid i sanntid | Avhengig av nettilgang |
💡 For de fleste veilag med 5–20 medlemmer er Excel + Google Drive den mest effektive løsningen.
Hvordan vise regnskapet på årsmøtet
- Presenter kun hovedtall, ikke alle bilag.
- Vis gjerne graf over inntekter og utgifter siste 3 år.
- Forklar hva fondet brukes til.
- Gi rom for spørsmål, men ikke åpne for diskusjon om enkeltfakturaer.
Eksempel på enkel graf i Excel:
📊
- X-akse: år (2022–2025)
- Y-akse: beløp (kr)
- Serie 1: inntekter
- Serie 2: kostnader
Vis at regnskapet har utviklet seg positivt – det bygger tillit.
Eksempel fra praksis
Et veilag i Sandefjord gikk i 2021 fra håndskrevne notater til Excel.
De satte opp et enkelt ark med kontoplan og delte det i Google Drive.
Resultatet:
- 100 % oversikt.
- Raskere årsrapport.
- Ingen uenighet om betalinger.
De sparte også tid – fra 6 timer til under 1 time per måned i regnskapsarbeid.
Hvor lenge må regnskapet lagres
Regnskap for veilag bør lagres i minst 5 år.
Kommuner eller revisjon kan kreve innsyn.
Lagre som både Excel-fil og PDF for sikkerhets skyld.
Ofte stilte spørsmål
1. Må veilag levere regnskap til Brønnøysundregisteret?
→ Nei, med mindre veilaget er registrert som samvirkeforetak.
2. Må vi ha revisor?
→ Ikke pliktig, men anbefales. Ett medlem kan velges som internrevisor.
3. Kan vi føre regnskap i Google Sheets?
→ Ja, 100 % lovlig og praktisk. Husk å ta kopi årlig.
4. Hva gjør vi hvis noen ikke betaler?
→ Send skriftlig påminnelse, eventuelt legg saken til inkasso (f.eks. Intrum).
5. Må vi bruke kontonummer i kontoplanen?
→ Nei, men det gir struktur og gjør overføring til ny kasserer enklere.
Oppsummering
| Punkt | Anbefaling |
|---|---|
| Verktøy | Excel eller Google Sheets |
| Kontoplan | 10–15 kontoer (inntekter, kostnader, fond) |
| Bilagsføring | 1 linje per transaksjon |
| Rapportering | Årsrapport og revisjon |
| Medlemsoversikt | Egen fane |
| Backup | 2 ganger i året |
| Lagringstid | Minimum 5 år |
Et regnskap i Excel er ikke bare tall – det er tillit i praksis.
Med fast struktur, enkle formler og felles tilgang har du full oversikt – og et veilag som fungerer økonomisk år etter år.